Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (2)
Permintaan Data Keagamaan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Surat Masuk (1):
- Surat / Dokumen Yang Ditujukan Kepada Kantor Kemenag Kota Sungai Penuh

Urusan Tata Usaha Keuangan (8)
Cetak Amprah Gaji, Daftar Uang Makan, Daftar Penghasilan lainnya (1):
- Mengisi Form Biodata ASN Pemohon Disediakan oleh Petugas Front Office

Pengajuan Rekomendasi Pinjaman Bank (6):
- Blangko dari Bank Pemberi Kredit
- Slip Daftar Gaji
- Print Rekening Koran
- KTP Suami / Istri
- Buku Nikah / KK
- Foto Copy SK CPNS, PNS, Pangkat Terakhir dan TASPEN

Cetak Daftar Potongan Bulanan ASN dan Konfirmasi Kekeliruan Potongan (2):
- Mengisi Form Biodata ASN Pemohon Disediakan oleh Petugas Front Office
- Print Out Rekening Koran ASN Yang Bersangkutan

Pengajuan Tambahan Tunjangan Anak / Istri Pada Gaji (4):
- Foto Copy Surat Nikah
- Foto Copy Kartu Keluarga
- Foto Copy Akta Kelahiran
- Surat Keterangan Kuliah

Pengajuan Perubahan Penghasilan Karena Status Kepegawaian (2):
- SK Dasar Perubahan (SK KGB atau Kenaikan Pangkat)
- KP4

Cetak SPT Tahunan ASN (1):
- Mengisi Form Biodata ASN Pemohon yang disediakan oleh Petugas Front Oficce

Penerimaan dan Verifikasi Laporan Keuangan Satker (1):
- Laporan Keuangan Satker

Pengajuan Surat Keterangan Penghasilan (1):
- Mengisi Form Biodata ASN Pemohon yang disediakan oleh Petugas Front Oficce

Urusan Tata Usaha Kepegawaian (3)
Kenaikan Gaji Berkala (2):
- Foto Copy Gaji SK Gaji Berkala Sebelumnya (bagi yang pernah naik gaji berkala)
- Foto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir

Legalisir SK (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Permohonan Cuti (1):
- Surat Permohonan (Mencantumkan Jenis Cuti dan Alasannya)

Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh (10)
Rekomendasi Pembuatan Pasport Umroh (9):
- Surat Pengantar / Permohonan dari Biro Travel Umrah
- Foto kopi KTP 1 Lembar
- Poto Kopi KK 1 Lembar
- Poto Kopi Buku Nikah (bagi yang sudah menikah), Akta Lahir, Ijazah
- SK Izin Biro Travel Umrah yang dikeluarkan oleh Menteri Agama RI atau SK Izin Biro Travel Umrah yang dikeluarkan oleh Dirjen PHU
- SK Izin biro travel Umrah yang dikeluarkan oleh Kanwil Kemenag Provinsi Jambi bagi Travel Umrah yang mempunyai cabang di Kota Sungai Penuh / Perizinan Berusaha Berbasis Resiko
- Permohonan dari Jamaah Umrah yang bersangkutan
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak dari jamaah yang bersangkutan yang ditanda tangani diatas materai 10.000
- Jadwal Keberangkatan Jamaah Calon Umrah

Rekomendasi Pembatalan Setoran Awal / Lunas Bipih Meninggal (9):
- Surat Permohonan Bermaterai 10.000, dari Ahli Waris / Kuasa Waris jamaah haji meninggal dunia, ditujukan kepada Kepala Kankemenag Kota Sungai Penuh
- SPH (Surat Pendaftaran Haji)
- Bukti Asli Setoran Bipih
- Foto Copy KTP Ahli Waris / Kuasa Waris Jamaah Haji
- Foto Copy Rekening ahli waris / kuasa waris
- Akta Kematian dari Kandukcapil
- Surat Keterangan Ahli Waris bermaterai 10.000.- dikeluarkan oleh Lurah / Kepala Desa dan diketahui oleh Camat.
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang ditunjuk oleh Ahli Waris bermaterai 10.000.-
- Surat Pernyataan tanggung jawab mutlak bermaterai 10.000.-

Rekomendasi Pembatalan Setoran Awal / Lunas Bipih Tidak Meninggal (7):
- Surat Permohonan Bermaterai 10.000, dengan menyebutkan alasannya ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Sungai Penuh
- SPH (Surat Pendaftaran Haji)
- Bukti Asli Setoran Awal / Lunas Bipih
- Foto Copy KTP
- Foto Copy Rekening Jamaah Haji
- Asli Surat Kuasa Ahli Waris bagi Jamaah Haji berhalangan tetap / Sakit Permanen
- Surat pernyataan tanggung jawab mutlak bermaterai 10.000.-

Rekomendasi Pelimpahan Nomor Porsi Haji Sakit Permanen (9):
- Permohonan bermaterai 10.000.- ditujukan kepada Kepala Kantor Kemenag Kota Sungai Penuh
- Asli Surat Keterangan Dokter tentang sakit permanen dari RS Pemerintah
- Asli SPH (Surat Pendaftaran Haji)
- Asli Bukti Setoran Awal/Lunas Bipih
- Asli Surat Kuasa Penunjukan Pelimpahan Nomor Porsi Jamaah Sakit
- Foto Copy KTP dan Kartu Keluarga
- Foto Copy Akta Kelahiran
- Foto Copy Rekening Haji
- Surat pernyataan tanggung jawab mutlak (SPTJM)

Rekomendasi Pembatalan Setoran Awal Bipih Validasi (5):
- Surat Permohonan Bermaterai 10.000, ditujukan kepada Kepala Kankemenag Kota Sungai Penuh
- Bukti Asli Setoran Awal Bipih
- Foto Copy KTP
- Foto Copy Rekening Jamaah Haji atau Ahli Waris
- Surat Pernyataan tanggung jawab mutlak bermaterai 10.000.-

Penerbitan SPH (Surat Pendaftaran Haji) (6):
- Asli dan Foto Copy KTP yang masih berlaku / bukti identitas lain yang sah sebanyak 1 lembar
- Foto Copy Kartu Keluarga Sebanyak 1 Lembar
- Foto Copy Akta Kelahiran/ Buku Nikah / Ijazah (SD,SLTP,SLTA) sederajat, sebanyak 1 lembar dan membawa Paspor bagi yang memiliki
- Asli dan Foto Copy Rekening Haji sebanyak 1 lembar
- Pas Poto terbaru berwarna dengan latar belakang putih kontras dengan warna baju/jilbab , tidak berpeci, tidak memakai kaca mata dan tidak berpakaian dinas , tanpak wajah 80% dengan ukuran 3x4 cm dan 4x6 cm
- Membawa Bukti Setoran Awal Bipih

Cek Estimasi Keberangkatan Jamaah Calon Haji (1):
- Membawa Lembar SPH atau Mengetahui Nomor Porsi

Rekomendasi Pembuatan Paspor Haji (6):
- Permohonan dari jamaah haji yang bersangkutan
- Poto Kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) 1 Lembar
- Poto Kopi Kartu Keluarga (KK) 1 lembar
- Poto Kopi Buku Nikah / Akta Lahir / Ijazah
- Setoran Lunas Bipih
- Permohonan Penambahan Nama 3 Suku Kata

Rekomendasi Mutasi Jamaah Calon Haji Berangkat (6):
- Surat permohonan mutasi ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Sungai Penuh dengan menyebutkan alasannya ( Pindah domisili, pindah Tugas, Pensiun)
- Asli dan Foto Copy Setoran Lunas Bipih
- SPH (Surat Pendaftaran Haji)
- Melampirkan Surat alasan mutasi : (1). Foto Copy Surat Nikah (untuk penggabungan isteri / suami terpisah) , (2). Foto Copy Akta Kelahiran (untuk penggabungan anak dan orang tua) , (3). Surat Pindah Tugas (alasan mutasi) , (4). Foto Copy KTP, KK, Tempat Tinggal Baru / Surat Keterangan Domisili.
- Pas Poto Ukuran 3x4 12 Lembar, Ukuran 4x6 4 Lembar
- Foto Copy Paspor

Rekomendasi Pelimpahan Nomor Porsi Haji Meninggal (9):
- Permohonan bermaterai 10.000 ditujukan kepada Kepala Kantor Kemenag Kota Sungai Penuh
- Asli Akta Kematian dari Dinas Dukcapil setempat
- Asli SPH (Surat Pendaftaran Haji)
- Asli setoran awal dan / atau setoran lunas Bipih
- Asli Surat Kuasa Penunjukan Pelimpahan Nomor Porsi Jamaah Wafat
- Salinan KTP
- Salinan Kartu Keluarga
- Salinan Akta Kelahiran / Surat Kenal Lahir atau bukti lain yang relevan
- Foto Copy Rekening Haji Jamaah Penerima Pelimpahan

Seksi Bimas Islam (8)
Rekomendasi Bantuan untuk Rumah Ibadah (4):
- Surat Permohonan yang Diketahui oleh Lurah/ Kepala Desa, dan kepala KUA Kecamatan
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah

Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah (4):
- Permohonan dari Pengurus Rumah Ibadah yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB

Konsultasi Perkawinan (BP4) (3):
- Foto Copy Buku Nikah
- Foto Copy KTP
- Surat Permohonan Konsultasi

Permintaan Rohaniawan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Permintaan Pengukuran Arah Kiblat (1):
- Surat Resmi Dari Pemerintahan Desa atau Pengurus Masjid/ Mushalla

Permintaan Jadwal Shalat/ Imsakiyah (1):
- Surat Resmi/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Konsultasi Syariah (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Pembaca Doa (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Seksi Pendidikan Islam (11)
Legalisir Ijazah (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Pengajuan Bahan Sertifikasi Guru Madrasah (1):
- dokumen usulan

Izin Operasional Diniyah Takmiliyah (4):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala Diniyah, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Perjanjian (Bermaterai 6.000)

Rekomendasi Pindah Madrasah Antar Kabupaten/ Kota (2):
- Surat Permohonan dari Orang Tua/ Wali
- Surat Keterangan dari Sekolah/ Madrasah

Rekomendasi Izin PPL Mahasiswa di Madrasah (1):
- Surat Pengantar dari Perguruan Tinggi

Rekomendasi Pendirian Madrasah Swasta (8):
- Surat Permohonan
- Formulir Pendirian Madrasah
- Surat Kesanggupan pembiayaan bermaterai 6.000
- Dokumen Study Kelayakan Calon Madrasah
- Foto Copy Sah Akta Notaris organisasi penyelenggara/SK Menkumham
- Foto Copy SK Struktur Organisasi/Yayasan,AD/ART
- Foto Copy SK Struktur Manajemen dan Personalia Madrasah(SK,Ijazah,DRH)
- Foto Copy Kurikulum, RKM, dan Daftar Sarana Prasarana

Penambahan Jam Mengajar (3):
- Surat Permohonan
- Surat Persetujuan dari Madrasah Asal
- Surat Persetujuan dari Madrasah yang Dituju

Rekomendasi Bantuan Sarana Prasarana Madrasah (2):
- Surat Permohonan
- Proposal Permohonan Bantuan (Dilengkapi Sertifikat Tanah, SK Pendirian, RAB dan Foto-foto)

Rekomendasi Bantuan untuk Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan

Izin Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran (4):
- Surat Permohonan
- Surat Rekomendasi dari Kepala KUA Kecamatan
- Proposal Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran
- Data Lembaga

Rekomendasi Izin Penelitian di Madrasah (2):
- Surat Pengantar dari Kampus/ Kesbangpol
- Fotocopy Proposal Penelitian

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan